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OA系統功能及用途全解:信息發布變得更方便

【摘要】成都OA系統開發公司為你講述OA系統?替換傳統模式的辦公模式在OA系統中,信息發布是最基礎、最常用的功能之一,因為每個單位都經常有大量的


成都OA系統開發公司為你講述 OA系統?替換傳統模式的辦公模式

在OA系統中,信息發布是最基礎、最常用的功能之一,因為每個單位都經常有大量的通知、新聞、公告等信息需要發布和傳達。

  以前,這個工作對辦公人員來說是件苦差事。因為他要將文件打印或復印多份,然后一份一份的送到各個部門,請各個部門的負責人或接收人簽收,上樓下樓、廠里廠外的要跑很多路。

  如果公司規模較大,在外地有分公司或辦事處,那么還要給每個外地的機構發傳真,然后再逐一打電話確認是否收到。最省事的辦法可能是發一份群發郵件,但仍然需要打電話來提醒和確認,否則很容易遺漏。

  這些瑣碎和低級的工作,浪費了大量的人力、物力、時間成本。尤其是對人力成本的浪費,對企業、對員工個人來說都是非常隱形和巨大的。

  OA系統的應用,讓這些工作瞬間變得異常簡單,以前半天甚至一天的辛苦工作,現在動動鼠標,只要幾分鐘就能夠輕松的完成。

  目前,OA系統中的信息發布模塊已經建設得非常成熟和完善,可以很好地滿足企業在信息發布工作中的各種需求。以領先的華天動力OA系統為例,其信息發布模塊包括了6項功能:通知、公告、新聞、圖片新聞、公司相冊、大事記等,如下圖示:

 

圖一:OA系統信息發布模塊結構

 

  我們看到,每項功能都包含了發送信息、已發信息、已收信息等一系列完整的操作。在每一項操作中,有很多重要細節是必須具備的,我們還以華天動力OA系統為例來了解一下。

  發送信息時,在華天動力OA系統中能夠靈活的選擇接收對象,既可以直接選人,也可以選擇部門、崗位、通訊組等。如:發送給各部門經理的開會通知,就可以通過崗位——部門經理來直接發送。

  另外的重要細節還包括:可以設置信息的抄送、密送,可以批量上傳附件,可以設置自動接收提醒和手機短信提醒等。

  發送信息后,信息就會保存在已發信息中,在這里我們可以將信息收藏、歸檔或則刪除。也可以查看信息的閱讀記錄,看看哪些人已閱讀、什么時間閱讀,哪些人未閱讀。如果有人遲遲未讀,就可以打電話提醒他了。

  華天動力OA系統的設計者還考慮到一種情況:發出的信息錯誤了怎么辦?他們在系統后臺設置了信息再編輯功能,不僅能夠修正內容、標題、附件等的錯誤,還可以修改接收人等信息。

  對已收的信息,已讀和未讀的信息標題會有不用的顏色區分。在這里可以將信息轉存到個人文件柜、知識管理、下載中心、電子期刊、規章制度等功能中,或則收藏為星標信息,便于日后查看。

  考慮到有的企業信息發布量很大,重要信息可能被新信息擠掉,華天動力為系統管理員還提供了一項“特權”,那就是對于重要信息,管理員可在后臺設置為置頂,置頂后,該信息就直接在信息列表的頂部顯示。

  另外,華天動力OA還提供了一個很特別的功能,允許用戶任意擴增信息發布模塊的數量。除了系統中已提供的幾個固定模塊外,用戶可以根據需求增加新模塊,比如“項目動態”、“簽約快報”等模塊,這其實是一個很實用的功能。

  顯然,通過OA系統代替傳統的手工方式,使信息發布工作極為便捷,而且不會發生信息傳遞中的失真、遺漏、延誤等問題。OA系統就像一個四通八達的管道,讓信息傳遞暢通無阻。

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標簽: OA系統

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